Para diseñar un correo electrónico correctamente, es fundamental conocer el propósito del mensaje y tu relación con el receptor; seguir un protocolo en el sector profesional es imprescindible.

Reglas para el diseño del texto y contenido

Asunto
Para poder priorizar y organizar los correos con agilidad, un título significativo en el asunto es de vital importancia donde se evite que el contenido sea poco informativo, como “una pregunta”, “pequeña solicitud” o “reunión”. Conviene aclarar brevemente en el asunto de qué trata el correo.

Respuesta
La mayoría de los programas y los servicios web proporcionan dos posibilidades: “responder” y “responder a todos”. En el espacio del asunto muchas veces se inserta automáticamente “RE” o “RV” como indicación de que se trata de una respuesta o reenvío.

Responder a todos: Pregúntate: ¿es mi respuesta realmente interesante para todos los destinatarios? Puedes ahorrarle trabajo innecesario a mucha gente si te diriges tan solo a aquellos que de verdad están interesados, por ejemplo, asegúrate que no haya una lista de distribución en los destinatarios.
Re: Sirve para mostrar al destinatario que el mensaje recibido es una respuesta a otro correo enviado por él con anterioridad.
Niveles de cita: Optar por realizar una limpieza puede ser muy útil para evitar textos monstruosos, pero con cuidado: la información importante siempre debería enviarse de nuevo, en especial si se hace referencia directa a ella.

¿Sospechas que no vas a poder responder en las próximas 24 horas a pesar de que parece tratarse de un asunto importante? Entonces envía una respuesta rápida donde especifiques que enviarás información más detallada cuando tengas más tiempo para ello.

Longitud
Para cualquier texto de negocios la idea general es ser tan informativo y preciso como sea posible. Claro está que todo ello no debe afectar ni a la cortesía ni a la información requerida en el mensaje.

Cortesía
Todavía se esperan saludos formales y despedidas adecuadas. En cuanto a la selección del saludo, ante todo es importante entender la jerarquía y el grado de confidencialidad.

Tono
El receptor no es capaz de percibir expresiones faciales o una determinada entonación que maticen el mensaje verbalizado. Se aconseja cuidar la escritura para evitar malinterpretaciones y leerlo una vez más tranquilamente y después proceder a su envío.

Gramática y ortografía
La falta de concentración es comprensible, pero no puede ser una excusa para errores tipográficos, ortográficos o construcciones incorrectas. Los signos de puntuación también conservan su significado en el correo electrónico. Es necesario repasar el texto independientemente de quién sea el receptor.

Formato
La estructuración de un texto ayuda a clasificar el contenido y establecer contextos. Los autores deben seleccionar una fuente, color y tamaño que favorezcan la lectura.

Abreviaturas
Las abreviaturas deben usarse con moderación en los correos electrónicos. Estas requieren ser descifradas y puede que algunas veces no sea muy evidente.

Lista para revisar algunos errores habituales

¿Son correctas las direcciones de correo a las que se va a enviar el email?
¿Se está enviando desde la cuenta adecuada?
¿Están los nombres bien escritos en el saludo?
¿Se han repasado las faltas de ortografía o de puntuación?
¿Se han adjuntado correctamente los archivos que se comentan en el email?
¿Qué sucede si se manda un correo con algún dato erróneo? Se puede enviar rápidamente un email en el que se corrija el fallo y se disculpe por el mismo, o se puede hacer una llamada directamente. Sin embargo, se aconseja ingresar las direcciones de los destinatarios una vez se haya concluido la redacción para evitar envíos accidentales.

Fuentes: 
https://www.ionos.es/digitalguide/correo-electronico/e-mail-marketing/como-escribir-un-correo-formal/
http://www.unilibre.edu.co/bogota/ul/noticias/noticias-universitarias/3170-10-tips-para-escribir-correctamente-un-correo-electronico

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