Objetivo.
Proteger los datos personales y documentos que son gestionados por Soluciones Creativas tanto físicos y digitales y todo tipo de tratamiento a los mismos, para así reducir los riesgos de acceso no autorizado a la información, mal uso, perdida o daño de la misma y dar a conocer las mejores prácticas con respecto a estaciones de trabajo y escritorios de todos nuestros empleados, colaboradores y contratistas.
Desarrollo
Cuidado de los puestos/lugares de trabajo:
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Tu lugar de trabajo debe de permanecer limpio y ordenado en todo momento, contando con aquello básico para poder desarrollar las funciones propias del cargo.
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Asegurarse que la información de datos personales se encuentre en un lugar seguro durante su hora laboral y cuando esté ausente en su lugar de trabajo.
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No dejar expuesta información con datos personales, cuando se reciba o se encuentre cerca de personal externo.
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Buen uso de los recursos: Se espera en todo momento el respeto a los recursos brindados por SC, para evitar vulneración y/o perdida de información que pueda afectar los activos de la información. Es indispensable cerrar con llave escritorios (y no dejarlas a la vista) y/o gabinetes que contengan información de datos personales en todo momento y cerciorarse de apagar los equipos de cómputo cuando no estén en uso.
Protección de la información
En los escritorios y lugares de trabajo debe de existir medidas de vigilancia y accesos controlados que detecten e impidan situaciones de riesgo o acceso a personas no autorizadas a los lugares de trabajo y el equipo de cómputo; así como los documentos en papel o medios magnéticos que contengan información de datos personales, se deben guardar en lugar seguro, bajo llave, en gabinetes u otro tipo de mobiliario seguro.
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Manejo de datos personales: Los documentos impresos que contengan información de datos personales deben estar bajo llave cuando no se encuentre el empleado en su puesto de trabajo.
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Manejo de contraseñas: Es importante nunca escribir las contraseñas en notas autoadhesivas o libretas que se encuentren visibles en el área de trabajo.
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Manejo de las impresiones o copias: Es importante retirar la información, no utilizable que contengan datos personales en su lugar de trabajo y durante su jornada laboral y revisar que no queden hojas en la impresora y/o copiadora.
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No se debe utilizar ningún medio electrónico personal (celular, Tablet, usb, etc.) para actividades u operaciones que involucren información de datos personales en el proceso laboral. (ejemplo: enviar o recibir información de prospectos, empleados o clientes por medio del WhatsApp.
Política de Pantalla Limpia
Las personas que no se encuentren en su área de trabajo deben de quitar toda la información que contenga datos personales de las pantallas de su equipo de cómputo. Es importante siempre bloquear la pantalla cuando no se esté utilizando, en ausencias cortas y apagar los sistemas en su totalidad en ausencias prolongadas.
La pantalla no debe tener accesos directos sin contraseña a software y/o documentos con datos personales y no debe tener archivos de uso interno que contengan datos personales.
Bloqueo automático de protector de pantalla: El bloqueo estándar debe de activarse máximo con una espera de cinco minutos de inactividad en los equipos de cómputo. Además, es necesario cerrar aplicaciones y bloquear la pantalla cuando se aleje de su escritorio. (Cerrar sesión de inicio de Windows y bloquear el equipo con comandos como Control + Alt + Supr, o la tecla de Windows +L)
Los medios de almacenamiento en tránsito utilizados (Ejemplo: laptop, celular etc) para la ejecución de tareas fuera del área de oficina, no deben contener archivos o carpetas que contengan datos personales, si requiere de ellos solicitar a área de sistemas el acceso controlado a ellos, por medio de IP o algo similar.
Comunicación
La presente política debe ser conocida por todo el personal que labora en soluciones creativas y que maneja cualquier tratamiento de datos personales, haciéndose énfasis de su aplicación.
Para cualquier duda o comentario favor de contactar al área de Capital Humano.